Our By-Law 2 | Blooming Boulevards

DES BOULEVARDS FLEURS

RÈGLEMENT 1

août 2019, mise à jour octobre 2020

Article 1 - Général

1.01 Définitions

Dans le présent règlement, à moins que le contexte ne l'exige autrement :

une. « Loi » désigne la Loi de 2010 sur les organisations à but non lucratif (Ontario) et, lorsque le contexte l'exige, comprend les règlements pris en vertu de celle-ci, tels que modifiés ou réédictés de temps à autre ;

b. "Conseil" désigne le conseil d'administration de Blooming Boulevards, (ci-après dénommé "l'Association" ;

c. « Règlements » désigne le présent règlement (y compris les annexes de ce règlement) et tous les autres règlements de l'Association tels que modifiés et qui sont, de temps à autre, en vigueur ;

ré. « président » désigne le président du conseil d'administration ;

e. « Corporation » désigne la société qui a adopté ces règlements en vertu de la Loi ou qui est réputée avoir adopté ces règlements en vertu de la Loi dans le cas où l'Association deviendrait une personne morale ;

F. « Administrateur » désigne une personne occupant le poste d'administrateur de l'Association, quel que soit son nom ;

g. « Membre » désigne un membre de l'Association ;

h. « Membres » désigne l'ensemble des membres de l'Association ; et

je. « Dirigeant » désigne un dirigeant de l'Association.

1.02 Interprétation

À l'exception de ce qui est spécifié à l'article 1.01, tous les termes contenus dans le présent règlement qui sont définis dans la Loi ont le sens donné à ces termes dans la Loi. Les mots au singulier incluent le pluriel et vice versa, et les mots au singulier incluent tous les genres.

Dans le cas où l'Association s'incorpore, toutes les références au terme « Association » seront remplacées par le terme « Corporation ».

1.03 Divisibilité et priorité

L'invalidité ou l'inapplicabilité de toute disposition du présent règlement n'affectera pas la validité ou l'applicabilité des autres dispositions du présent règlement. Si l'une des dispositions contenues dans les règlements administratifs est incompatible avec celles contenues dans les statuts ou la loi, les dispositions contenues dans les statuts ou la loi, selon le cas, prévaudront.

1.04 Sceau

Le sceau de l'Association, le cas échéant, doit être sous la forme déterminée par le Conseil.

1.05 Exécution des contrats

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres actes écrits nécessitant l'exécution de l'Association peuvent être signés par deux de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, la Commission peut de temps à autre ordonner la manière dont et la personne par qui un document particulier ou un type de document doit être signé. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau corporatif, le cas échéant, sur le document. Tout administrateur ou dirigeant peut certifier qu'une copie de tout instrument, résolution, règlement ou autre document de l'Association en est une copie conforme.

Article 2 - Objet

Le but de l'Association est

1. Fournir aux pollinisateurs indigènes des sites de nourriture et d'habitat liés toute l'année pour soutenir la croissance de la population et la diversité des espèces.

2. Conserver la résilience des espèces végétales indigènes locales en favorisant la diversité génétique.

3. Construire un réseau cohérent de jardins boulevardiers, créant un couloir pour les pollinisateurs, favorisant le bien-être humain et environnemental et favorisant la fierté civique.

4. Éduquer et aider les groupes locaux et les résidents du quartier dans la planification, l'installation, l'entretien et la promotion des jardins.

5. Soutenir le plan directeur Living Green de Mississauga et d'autres initiatives de conservation municipales, provinciales et nationales qui aident à atténuer l'impact du changement climatique et la perte de diversité des espèces

6. Pour assurer la liaison avec des organisations partageant les mêmes idées

Article 3 - Administrateurs

3.01 Élection et mandat

Les membres éliront les administrateurs à la première assemblée des membres et à chaque assemblée annuelle subséquente au cours de laquelle une élection des administrateurs est requise, et les administrateurs seront élus pour un mandat expirant au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle. des membres après l'élection. Les administrateurs sont éligibles pour un maximum de 2 mandats consécutifs.
Il y aura un minimum de 3 et un maximum de 12 administrateurs au sein du Conseil.

3.02 Postes vacants

Le poste d'administrateur est libéré immédiatement :

1. si le directeur démissionne de ses fonctions par avis écrit au secrétaire, cette démission entrera en vigueur au moment où elle est reçue par le secrétaire ou à l'heure précisée dans l'avis, selon la dernière éventualité ;

2. si le directeur décède ou fait faillite;

3. si le directeur est déclaré incapable de gérer des biens par un tribunal ou en vertu de la loi ontarienne; ou

4. si, lors d'une assemblée des membres, une résolution est adoptée par au moins la majorité des voix exprimées par les membres destituant l'administrateur avant l'expiration du mandat de l'administrateur.

3.03 Pourvoir les postes vacants

Une vacance au sein du Conseil est comblée comme suit :

un quorum d'administrateurs peut combler une vacance parmi les administrateurs ;

1. s'il n'y a pas quorum d'administrateurs ou s'il n'y a pas eu élection du nombre minimum d'administrateurs prévu dans les statuts, les administrateurs en fonction doivent, sans délai, convoquer une assemblée spéciale des membres pour combler la vacance et, s'ils omettent de convoquer une telle assemblée, l'assemblée peut être convoquée par n'importe quel membre ;

2. si la vacance survient à la suite de la révocation d'un administrateur par les membres, les membres peuvent combler la vacance par un vote majoritaire et tout administrateur élu pour combler la vacance reste en fonction pour le reste du mandat de l'administrateur démis de ses fonctions ; et

3. le conseil peut combler toute autre vacance par un vote à la majorité, et la personne nommée occupera le poste pour le reste de la partie non expirée du mandat de l'administrateur sortant. Après cela, la personne nommée sera éligible pour être élue en tant qu'administrateur.

3.04 Comités

Des comités peuvent être créés par le conseil comme suit :

1. Le conseil peut nommer parmi eux un directeur général ou un comité d'administrateurs et peut déléguer au directeur général ou au comité l'un quelconque des pouvoirs des administrateurs, à l'exception des pouvoirs énoncés dans la loi qui ne peuvent être délégués ; et

2. Sous réserve des limites de délégation énoncées dans la Loi, le conseil peut créer tout comité qu'il juge nécessaire à l'exécution de ses responsabilités. Le conseil détermine la composition et le mandat de tout comité de ce genre. Le conseil peut dissoudre tout comité par résolution à tout moment.

3.05 Rémunération des administrateurs

Les Administrateurs serviront en tant que tels sans rémunération et aucun Administrateur ne recevra directement ou indirectement de profit pour occuper le poste d'Administrateur ; à condition que:

1. Les administrateurs peuvent être remboursés des dépenses raisonnables qu'ils encourent dans l'exercice de leurs fonctions d'administrateur ;

2. Les administrateurs peuvent être rémunérés et remboursés pour les dépenses encourues dans le cadre des services qu'ils fournissent à l'Association en leur qualité autre qu'administrateurs, à condition que le montant de cette rémunération ou remboursement soit :

je. considéré comme raisonnable par le Conseil ;

ii. approuvé par le conseil pour paiement par résolution adoptée avant que ce paiement ne soit effectué ; et

iii. conformément aux dispositions sur les conflits d'intérêts de la Loi ; et

3. Nonobstant ce qui précède, aucun administrateur n'a droit à une rémunération pour ses services à titre d'administrateur ou à un autre titre si l'Association est une société à vocation caritative, à moins que les dispositions de la Loi et de la loi applicable aux sociétés à vocation caritative ne soient respectées.

Section 4 - Réunions du Conseil

4.01 Convocation des réunions

Les assemblées des administrateurs peuvent être convoquées par le président du conseil, le président ou deux administrateurs à tout moment et en tout lieu sur préavis tel que requis par le présent règlement, à condition que, pour la première réunion organisationnelle suivant la constitution, un fondateur ou un administrateur puisse convoquer la première réunion des administrateurs en donnant un préavis d'au moins cinq jours à chaque administrateur, indiquant l'heure et le lieu de la réunion.

4.02 Réunions ordinaires

Le conseil peut fixer le lieu et l'heure des réunions régulières du conseil et envoyer une copie de la résolution fixant le lieu et l'heure de ces réunions à chaque administrateur, et aucun autre avis ne sera requis pour ces réunions.

4.03 Avis

Un avis de l'heure et du lieu de la tenue d'une réunion du conseil doit être donné de la manière prévue à l'article 10 du présent règlement à chaque administrateur de l'Association au moins sept jours avant la date à laquelle la réunion doit avoir lieu. tenu. L'avis d'une réunion n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun ne s'oppose à la tenue de la réunion, ou si les absents ont renoncé à l'avis ou ont autrement signifié leur consentement à la tenue d'une telle réunion. Si le quorum des administrateurs est atteint, chaque conseil nouvellement élu ou nommé peut, sans préavis, tenir sa première réunion immédiatement après l'assemblée annuelle de l'Association.

4.04 Président

Le président préside les réunions du conseil. En l'absence du président, les administrateurs présents choisissent l'un d'entre eux pour agir à titre de président.

4.05 Quorum des administrateurs

Le quorum du conseil d'administration est constitué de la moitié des administrateurs nommés plus un. Dès qu'il est constaté qu'il y a quorum et que l'heure fixée pour le début de l'assemblée est écoulée, l'assemblée peut être ouverte .

4.06 Vote

Chaque administrateur, à l'exception du président, dispose d'une voix. Le président n'a droit de vote qu'en cas d'égalité des voix. Les questions soulevées lors d'une réunion du conseil d'administration sont tranchées à la majorité des voix.

4.07 Participation par téléphone ou autres moyens de communication

Si tous les administrateurs de l'Association y consentent, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d'un comité d'administrateurs par des moyens téléphoniques ou électroniques permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant la réunion. Un administrateur participant par de tels moyens est réputé être présent à cette réunion.

Section 5 - Financière

5.01 Dispositions bancaires

Les activités bancaires de la Société sont effectuées auprès de la banque, de la société de fiducie ou de toute autre entreprise ou société exerçant des activités bancaires au Canada ou ailleurs que le conseil d'administration peut désigner, nommer ou autoriser de temps à autre par résolution. L'activité bancaire ou toute partie de celle-ci doit être effectuée par un dirigeant ou des dirigeants de la Société et/ou d'autres personnes que le conseil d'administration peut, par résolution, désigner, ordonner ou autoriser de temps à autre.

5.02 Exercice financier

L'exercice financier de l'Association se termine le 31 décembre de chaque année ou à toute autre date que le conseil peut déterminer de temps à autre par résolution.

Section 6 - Dirigeants

6.01 Officiers

Le conseil d'administration nomme parmi les administrateurs un président et peut nommer toute autre personne comme président, trésorier et secrétaire lors de sa première réunion suivant l'assemblée annuelle de l'Association. Les fonctions de trésorier et de secrétaire peuvent être exercées par la même personne et porter le nom de secrétaire-trésorier. Les fonctions de président et de président peuvent également être exercées par la même personne. Le Conseil peut nommer les autres dirigeants et agents qu'il juge nécessaires, et qui auront l'autorité et rempliront les fonctions que le Conseil peut prescrire de temps à autre.

6.02 Mandat

Un officier est nommé pour un mandat de 2 ans et ne peut occuper ce poste que pour un maximum de 3 mandats consécutifs. Tout dirigeant cesse d'exercer ses fonctions

a) dans le cas où ils ne sont plus membres du Conseil ou

b) sur résolution du Conseil.

6.03 Devoirs

Les dirigeants sont responsables des tâches qui leur sont assignées et ils peuvent déléguer à d'autres l'exécution de tout ou partie de ces tâches.

6.04 Fonctions du président

Le président du conseil, s'il doit en être nommé un, est un administrateur. Le président du conseil, s'il en est, doit, lorsqu'il est présent, présider toutes les réunions du conseil d'administration et des membres. Le président a les autres fonctions et pouvoirs que le conseil peut préciser.

6.05 Fonctions du président

Le président exerce les fonctions décrites à l'annexe A et les autres fonctions qui peuvent être requises par la loi ou que le conseil peut déterminer de temps à autre.

6.06 Fonctions du trésorier

Le trésorier exerce les fonctions décrites à l'annexe B et toutes autres fonctions qui peuvent être requises par la loi ou que le conseil peut déterminer de temps à autre.

6.07 Fonctions du secrétaire

Le secrétaire exerce les fonctions décrites à l'annexe C et les autres fonctions qui peuvent être requises par la loi ou que le conseil peut déterminer de temps à autre.

Section 7 - Protection des administrateurs et autres

7.01 Protection des administrateurs et dirigeants

Aucun administrateur, dirigeant ou membre d'un comité de l'Association n'est responsable des actes, négligences ou manquements d'un autre administrateur, dirigeant, membre d'un comité ou employé de l'Association ou de la participation à un reçu ou de toute perte, dommage ou dépense survenant à l'Association à travers

une) l'insuffisance ou l'insuffisance du titre de propriété de tout bien acquis par résolution du conseil ou

b) pour ou au nom de l'Association ou pour l'insuffisance ou l'insuffisance de toute garantie dans ou sur laquelle l'argent de ou appartenant à l'Association sera placé ou investi ou

c) pour toute perte ou tout dommage résultant de la faillite, de l'insolvabilité ou d'un acte délictueux de toute personne, entreprise ou association auprès de laquelle ou auprès de laquelle des sommes d'argent, des titres ou des effets seront déposés ou déposés ou

d) pour toute autre perte, dommage ou infortune, quels qu'ils soient, pouvant survenir dans l'exécution des devoirs de sa charge ou de sa fiducie respective, pourvu qu'ils aient :

1. s'est conformé à la Loi et aux statuts et règlements de l'Association; et

2. ont exercé leurs pouvoirs et se sont acquittés de leurs fonctions conformément à la Loi

Article 8 - Conflit d'intérêts

8.01 Conflit d'intérêts

Un administrateur qui est de quelque façon directement ou indirectement intéressé par un contrat ou une transaction, ou un projet de contrat ou de transaction, avec l'Association doit faire la divulgation requise par la Loi. Sauf dans les cas prévus par la Loi, aucun administrateur ne doit assister à une partie d'une réunion des administrateurs ou voter sur une résolution pour approuver un tel contrat ou une telle transaction.

8.02 Sociétés de bienfaisance

Aucun administrateur ne peut, directement ou par l'intermédiaire d'un associé, recevoir un avantage financier, par contrat ou autrement, de la Société s'il s'agit d'une société de bienfaisance à moins que les dispositions de la Loi et de la loi applicable aux sociétés de bienfaisance ne soient respectées.

Article 9 - Membres

9.01 Membres

Sous réserve des statuts, il y aura une catégorie de membres dans la Société. L'adhésion à la Société ne sera accessible qu'aux personnes intéressées à promouvoir les objectifs de la Société, qui sont âgées d'au moins 18 ans et qui ont demandé et été acceptées comme membres de la Société par résolution du conseil d'administration ou de toute autre manière qui peut être déterminée par le conseil. Chaque membre a le droit de recevoir un avis de convocation, d'assister et de voter à toutes les assemblées des membres de la Société.

9.02 Adhésion

Une adhésion à l'Association n'est pas transférable et se termine automatiquement si le membre démissionne ou si cette adhésion est autrement résiliée conformément à la Loi.

9.03 Acte disciplinaire ou résiliation de l'adhésion pour un motif valable

Le conseil d'administration a le pouvoir de suspendre ou d'expulser tout membre de la Société pour l'un ou plusieurs des motifs suivants :

1. violer toute disposition des statuts, règlements ou politiques écrites de la Société ;

2. adopter toute conduite qui pourrait être préjudiciable à la Société, tel que déterminé par le conseil à sa seule discrétion ;

3. pour toute autre raison que le conseil, à sa seule et absolue discrétion, considère comme raisonnable, compte tenu de l'objet de la Société.

Dans le cas où le conseil détermine qu'un membre doit être expulsé ou suspendu de l'adhésion à la société, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, fournira un préavis de vingt (20) jours de suspension ou d'expulsion au membre et fournira les motifs de la suspension ou de l'expulsion proposée. Le membre peut présenter des observations écrites au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, en réponse à l'avis reçu dans ce délai de vingt (20) jours. Dans le cas où aucune soumission écrite n'est reçue par le président, le président, ou tout autre officier qui peut être désigné par le conseil, peut procéder à aviser le membre que le membre est suspendu ou expulsé de l'adhésion à la Société. Si des soumissions écrites sont reçues conformément au présent article, le conseil d'administration en tiendra compte pour parvenir à une décision finale et informera le membre de cette décision finale dans un délai supplémentaire de vingt (20) jours à compter de la date de réception des soumissions. La décision du conseil est définitive et lie le membre, sans autre droit d'appel.

Article 10 - Assemblées des membres

10.01 Assemblée annuelle

L'assemblée annuelle se tient à un jour et à un endroit en Ontario fixés par le conseil. Tout membre, sur demande, doit recevoir, au moins 21 jours avant l'assemblée annuelle, une copie des états financiers approuvés, du rapport de l'auditeur ou du rapport de mission d'examen et d'autres informations financières requises par les statuts ou statuts.

Les affaires traitées lors de l'assemblée annuelle doivent comprendre :

réception de l'ordre du jour;
réception des procès-verbaux des assemblées annuelles précédentes et extraordinaires subséquentes ;
examen des états financiers;
élection des administrateurs ; et
toute autre question ou affaire spéciale qui peut être indiquée dans l'avis de convocation.

Aucune autre affaire ne doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle à moins qu'une proposition d'un membre n'ait été remise au secrétaire avant la notification de l'assemblée annuelle conformément à la Loi, de sorte que cette nouvelle affaire puisse être inscrite dans l'avis d'assemblée annuelle.

10.02 Réunions spéciales

Les administrateurs peuvent convoquer une assemblée spéciale des membres. Le Conseil doit convoquer une réunion spéciale sur demande écrite d'au moins un dixième des membres à toute fin liée aux affaires de l'Association qui ne relève pas des exceptions énumérées dans la Loi ou qui est autrement incompatible avec la Loi, dans les 21 jours à compter de la date du dépôt de la réquisition.

10.03 Avis

Sous réserve de la Loi, un avis écrit d'au moins 21 et d'au plus 50 jours de toute assemblée annuelle ou extraordinaire des membres doit être donné de la manière précisée dans la Loi à chaque membre et au vérificateur ou à la personne nommée pour effectuer une mission d'examen. . L'avis de toute réunion au cours de laquelle des affaires spéciales seront traitées doit contenir suffisamment d'informations pour permettre aux membres de se forger un jugement motivé sur la décision à prendre. L'avis de convocation à chaque réunion doit rappeler au Membre son droit de voter par procuration.

10.04 Quorum

Le quorum pour la transaction des affaires lors d'une assemblée des membres est de 13 membres, qu'ils soient présents en personne ou représentés par procuration. Si un quorum est atteint à l'ouverture d'une assemblée des membres, les membres présents peuvent poursuivre les affaires de l'assemblée, même si un quorum n'est pas atteint tout au long de l'assemblée.

10.05 Président de l'assemblée

Le président est le président de l'assemblée des membres ; en l'absence du président, les membres présents à toute assemblée des membres choisiront un autre administrateur comme président et si aucun administrateur n'est présent ou si tous les administrateurs présents refusent d'agir comme président, les membres présents choisiront l'un d'entre eux pour présider la Rencontre.

10.06 Vote des membres

Les affaires découlant d'une assemblée des membres sont décidées à la majorité des voix, sauf disposition contraire de la loi ou du règlement, à condition que :

une. chaque membre a droit à une voix lors de toute réunion ;

b. les votes sont pris à main levée parmi tous les membres présents et le président de l'assemblée, s'il est membre, dispose d'un vote ;

c. une abstention n'est pas considérée comme un vote exprimé ;

ré. avant ou après qu'un vote à main levée ait été pris sur toute question, le président de l'assemblée peut exiger, ou tout membre peut exiger, un vote par écrit. Un scrutin écrit ainsi requis ou demandé doit être pris de la manière que le président de l'assemblée indiquera ;

e. s'il y a égalité des voix, le président de l'assemblée exigera un vote écrit et n'aura pas de deuxième vote ou de vote prépondérant. S'il y a égalité des voix au scrutin écrit, la motion est perdue ; et

F. chaque fois qu'un vote à main levée est pris sur une question, à moins qu'un vote écrit ne soit requis ou exigé, une déclaration du président de l'assemblée qu'une résolution a été adoptée ou rejetée et une inscription à cet effet au procès-verbal sont concluantes preuve du fait sans preuve du nombre ou de la proportion de votes enregistrés en faveur ou contre la motion.

10.07 Ajournements

Le président peut, avec le consentement de la majorité de toute assemblée des membres, ajourner celle-ci de temps à autre. Aucun avis d'un tel ajournement ne doit être donné aux membres, à moins que l'assemblée ne soit ajournée par un ou plusieurs ajournements pour un total de 30 jours ou plus. Toute affaire peut être portée devant ou traitée lors de toute réunion ajournée qui aurait pu être portée devant ou traitée lors de la réunion initiale conformément à l'avis de convocation.

10.08 Personnes ayant le droit d'être présentes

Les seules personnes autorisées à assister à une assemblée des membres sont les membres, les administrateurs, les vérificateurs de l'Association (ou la personne qui a été nommée pour effectuer une mission d'examen, le cas échéant) et les autres personnes qui sont autorisées ou tenues en vertu de toute disposition de la Loi ou les statuts d'être présent à l'assemblée. Toute autre personne ne peut être admise que si elle est invitée par le président de l'assemblée ou avec le consentement de la majorité des membres présents à l'assemblée.

Article 11 - Avis

11.01 Entretien

Tout avis devant être envoyé à un membre ou à un administrateur ou à l'auditeur ou à la personne qui a été nommée pour effectuer une mission d'examen doit être fourni par téléphone, remis en personne ou envoyé par courrier prépayé, télécopieur, courriel ou autre moyen électronique à tout tel membre ou administrateur à leur dernière adresse indiquée dans les registres de l'Association et au vérificateur ou à la personne qui a été nommée pour effectuer une mission d'examen à son adresse d'affaires, ou si aucune adresse n'est donnée, alors à la dernière adresse de ce Membre ou administrateur connu du secrétaire ; pourvu toujours que l'avis puisse être supprimé ou que le délai de notification puisse être supprimé ou abrégé à tout moment avec le consentement écrit de la personne qui y a droit.

11.02 Calcul du temps

Lorsqu'un préavis d'un nombre donné de jours ou un préavis s'étendant sur une période quelconque doit être donné, le jour de la signification ou de l'affichage de l'avis ne doit pas, sauf disposition contraire, être compté dans ce nombre de jours ou cette autre période.

11.03 Erreur ou omission dans la notification

Aucune erreur ou omission accidentelle dans la notification d'une réunion du conseil d'administration ou d'une réunion des membres n'invalidera la réunion ou n'annulera les délibérations prises lors de la réunion.

Article 12 - Adoption et modification des règlements

12.01 Modifications aux règlements

Les membres peuvent de temps à autre modifier le présent règlement à la majorité des voix exprimées. Le Conseil peut de temps à autre, conformément à la Loi, adopter ou modifier le présent règlement autre qu'une disposition concernant le transfert d'une adhésion ou pour changer la méthode de vote des membres qui ne sont pas présents à une assemblée des membres.

Adopté le 17 août 2019 par Jeanne McRight, présidente et Ramona Da Cunha, secrétaire

Planifier un

Description du poste du président

Énoncé de rôle

Le président assure le leadership du conseil, assure l'intégrité du processus du conseil et représente le conseil auprès des tiers. Le président coordonne les activités du conseil dans l'accomplissement de ses responsabilités de gouvernance et facilite les relations de coopération entre les administrateurs et entre le conseil et la haute direction, le cas échéant, de l'Association. Le président s'assure que le conseil discute de toutes les questions relatives au mandat du conseil.

Responsabilités

Ordres du jour

Établir des ordres du jour alignés sur les objectifs annuels du conseil et présider les réunions du conseil s'il occupe également le poste de président. Veiller à ce que les réunions soient efficaces et efficientes pour l'exécution du travail de gouvernance. Veiller à ce qu'un calendrier des réunions du conseil d'administration soit préparé annuellement.

Direction

Servir de point central de communication du Conseil avec la haute direction, le cas échéant, de l'Association ; fournir des conseils à la haute direction, le cas échéant, concernant les attentes et les préoccupations du conseil. En collaboration avec la haute direction, élaborer des normes pour les trousses d'aide à la décision du conseil qui comprennent des formats de rapport au conseil et le niveau de détail à fournir pour s'assurer que les stratégies de gestion et les informations sur la planification et le rendement sont présentées de manière appropriée au conseil.

Évaluation des performances

Diriger le conseil d'administration dans le suivi et l'évaluation du rendement de la haute direction, le cas échéant, par le biais d'un processus annuel.

Plan de travail

Veiller à ce qu'un plan de travail du conseil d'administration soit élaboré et mis en œuvre, qui comprenne des objectifs annuels pour le conseil d'administration et englobe l'amélioration continue.

Représentation

Servir de principal contact du Conseil avec le public.

Rapports

Faire régulièrement rapport au conseil sur les questions pertinentes à ses responsabilités en matière de gouvernance.

Conduite du conseil.

Établir une norme élevée pour la conduite du conseil et appliquer les politiques et les règlements concernant la conduite des administrateurs.

Mentorat

Servir de mentor aux autres administrateurs. Veiller à ce que tous les administrateurs contribuent pleinement. Régler les problèmes associés à la sous-performance des administrateurs individuels.

Planification de la relève

Veiller à ce que la planification de la relève soit effectuée pour la haute direction, le cas échéant, et le conseil.

Composition du comité

Siéger à tous les comités du conseil d'administration.

Annexe B

Description du poste du trésorier

Énoncé de rôle

Le trésorier travaille en collaboration avec le président et la haute direction, le cas échéant, pour aider le conseil à s'acquitter de ses responsabilités fiduciaires.

Responsabilités

Garde des fonds

Le trésorier aura la garde des fonds et valeurs de l'Association et tiendra des comptes complets et exacts de tous les actifs, passifs, recettes et débours de l'Association dans les livres appartenant à l'Association et déposera toutes les sommes, valeurs et autres valeurs effets au nom et au crédit de l'Association dans une banque à charte ou une société de fiducie ou, dans le cas de valeurs mobilières, dans un courtier en valeurs mobilières inscrit que le conseil peut désigner de temps à autre. Le trésorier doit débourser les fonds de l'Association selon les directives d'une autorité compétente en prenant les pièces justificatives appropriées pour ces débours, et doit rendre compte au président et aux administrateurs lors de la réunion régulière du conseil, ou chaque fois qu'ils l'exigent, d'un compte rendu de tous les transactions et un état de la situation financière de l'Association. Le trésorier s'acquitte également de toutes autres fonctions qui peuvent de temps à autre lui être confiées par le Conseil.

Conduite du conseil

Maintenir une norme élevée de conduite du conseil et faire respecter les politiques et les règlements concernant la conduite des administrateurs, en mettant particulièrement l'accent sur les responsabilités fiduciaires.

Mentorat

Servir de mentor aux autres administrateurs.

État financier

Présenter aux membres lors de l'assemblée annuelle dans le cadre du rapport annuel, les états financiers de l'Association approuvés par le conseil ainsi que le rapport du vérificateur ou de la personne qui a effectué la mission d'examen, selon le cas.

Annexe C

Description du poste du secrétaire

Énoncé de rôle

Le secrétaire travaille en collaboration avec le président pour aider le conseil à s'acquitter de ses responsabilités fiduciaires.

Responsabilités

Conduite du conseil

Soutenir le président dans le maintien d'une norme élevée de conduite du conseil et faire respecter les politiques et les règlements concernant la conduite des administrateurs, en mettant particulièrement l'accent sur les responsabilités fiduciaires.

Gestion de documents

Tenir un registre des noms et adresses des Membres. Veiller à l'enregistrement et à la tenue appropriés des procès-verbaux de toutes les réunions de l'Association, du conseil et des comités du conseil. Assister à la correspondance au nom du Conseil. Avoir la garde de tous les procès-verbaux, documents, registres et du sceau de l'Association et s'assurer qu'ils sont tenus conformément à la loi. Veiller à ce que tous les rapports soient préparés et classés conformément à la loi ou à la demande du conseil.

Réunions

Donner l'avis requis par les règlements administratifs de toutes les réunions de l'Association, du conseil et des comités du conseil. Assister à toutes les réunions de l'Association, du conseil d'administration et des comités du conseil